1. Objeto
La presente Política tiene por objeto informar de manera clara, suficiente y previa las reglas bajo las cuales RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S., en su calidad de sociedad por acciones simplificada y operadora de una app/plataforma digital, recolecta, registra, almacena, consulta, usa, circula, transmite, comparte con encargados autorizados, actualiza, corrige, suprime y, en general, trata datos personales en desarrollo de su operación comercial, tecnológica y de orientación inicial digital.
2. Alcance territorial y operativo
RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S. opera mediante una app/plataforma digital y otros canales tecnológicos complementarios, lo que le permite atender usuarios en distintas ciudades y regiones de Colombia y, cuando resulte aplicable, a nivel internacional. Sin perjuicio de lo anterior, el tratamiento de datos personales efectuado en territorio colombiano, o aquel al que resulte aplicable la legislación colombiana, se sujetará a la normativa nacional sobre protección de datos personales, habeas data, comercio electrónico, información al consumidor y, cuando corresponda, a las reglas especiales del sector salud.
2A. Naturaleza digital de la operación
RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S. se presenta y opera principalmente como una app y plataforma digital de articulación, orientación inicial, captación, gestión y facilitación de servicios e interacciones. En esa medida, el titular reconoce que buena parte de su relación con la empresa se desarrolla a través de interfaces digitales, formularios, mensajes de datos, automatizaciones, canales virtuales, integraciones tecnológicas y herramientas de soporte remoto.
3. Bases de datos y canales cubiertos
La Política aplica, sin limitarse a ello, a los datos recolectados por medio de:
- app móvil, sitios web, landing pages, formularios de orientación inicial y test digitales;
- contacto por WhatsApp, llamadas, SMS, correo electrónico y otros canales de mensajería;
- herramientas de agenda, videollamadas, seguimiento, soporte y atención comercial;
- campañas digitales, publicidad, formularios de contacto y estrategias de conversión;
- automatizaciones, integraciones tecnológicas, proveedores autorizados y servicios de procesamiento de información;
- solicitudes de orientación, agendamiento, pagos, confirmaciones, reprogramaciones y gestión de clientes o prospectos.
4. Datos personales que pueden ser tratados
Según la interacción, RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S. podrá tratar datos de identificación, contacto, ubicación general, ciudad, perfil básico, preferencias, historial de interacción, autorizaciones otorgadas, datos de agenda, medios de pago o confirmación, respuestas a formularios y, cuando aplique, datos sensibles relacionados con salud, síntomas, antecedentes, sexo o género biológico, rango de edad, peso, talla u otra información voluntariamente suministrada por el titular para fines de orientación inicial.
5. Finalidades del tratamiento
Los datos serán tratados para una o varias de las siguientes finalidades legítimas:
- identificar al usuario, atender su solicitud y orientar su caso de manera inicial;
- clasificar la necesidad del usuario y sugerir rutas de atención, acompañamiento, seguridad, geolocalización o soluciones relacionadas;
- contactar al titular por medios autorizados para ampliar información, resolver dudas, agendar servicios, confirmar disponibilidad, gestionar pagos o reprogramaciones;
- remitir resúmenes de orientación inicial a los canales internos o externos de gestión autorizados por la empresa;
- mantener evidencia del consentimiento, del contenido mostrado al titular y de la trazabilidad de su interacción digital;
- dar cumplimiento a obligaciones legales, contractuales, regulatorias y probatorias;
- ejecutar actividades de analítica, mejora del servicio, seguridad de la información y prevención de fraude o uso indebido;
- realizar seguimiento comercial, remitir campañas, novedades, beneficios y promociones, únicamente cuando exista autorización para ello o exista base jurídica suficiente.
6. Autorización del titular y prueba del consentimiento
RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S. solicitará autorización previa, expresa e informada cuando esta sea requerida por la ley. La autorización podrá otorgarse por medios físicos o digitales, incluidos casilleros de aceptación, formularios electrónicos, clics de confirmación, registros de navegación, mensajes de datos y demás mecanismos idóneos que permitan acreditar la voluntad del titular y conservar evidencia de la autorización dada.
7. Datos sensibles y datos de salud
Cuando en el marco de formularios, test, orientación inicial o clasificación de rutas se recolecten datos sensibles o relativos a la salud, RED GRUPOVIVIR PREMIUM informará su finalidad y el carácter facultativo de su suministro. El titular entiende que estos datos se solicitan con el fin exclusivo de permitir una mejor orientación inicial, una clasificación más precisa y una eventual derivación o recomendación de canal o servicio, y no para usos incompatibles con la finalidad informada.
La empresa se abstendrá de tratar datos sensibles para fines distintos de los informados o incompatibles con la autorización otorgada. En ningún caso el titular estará obligado a suministrar datos sensibles; sin embargo, reconoce que la negativa a entregarlos puede limitar el nivel de personalización, precisión o utilidad de la orientación inicial.
8. Menores de edad y responsabilidad del adulto
Los servicios, formularios y flujos de orientación inicial están dirigidos principalmente a personas mayores de edad. Cuando un adulto suministre datos de un niño, niña o adolescente, declara bajo su responsabilidad que actúa en calidad de representante legal, padre, madre, acudiente o persona legitimada para ello, y que la información se entrega en consideración al interés superior del menor. RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S. podrá abstenerse de atender, usar o continuar el tratamiento si advierte inconsistencias, falta de legitimación o ausencia de condiciones suficientes para el tratamiento reforzado de datos de menores.
9. Calidad, veracidad y responsabilidad sobre la información entregada
El titular, o quien actúe legítimamente en su nombre, declara que los datos suministrados son ciertos, actuales, verificables y pertinentes. RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S. podrá confiar razonablemente en la información entregada por el usuario para orientar, clasificar y gestionar su solicitud. El titular asume responsabilidad por la veracidad, actualización y legitimidad de los datos proporcionados, especialmente cuando incluya información de terceros o de menores.
10. Diferencia entre orientación inicial digital y atención profesional o asistencial
La orientación inicial digital ofrecida por RED GRUPOVIVIR PREMIUM tiene una finalidad informativa, clasificatoria y de acompañamiento preliminar. No constituye diagnóstico definitivo, fórmula médica, orden de exámenes, tratamiento clínico, acto médico, historia clínica, telemedicina, telesalud asistencial ni prestación profesional habilitada en salud, salvo que expresamente se informe y se gestione posteriormente con el prestador o profesional que legalmente corresponda.
En consecuencia, el titular entiende y acepta que la orientación inicial:
- no reemplaza una consulta médica o profesional;
- no garantiza la identificación exacta de una enfermedad, condición o causa;
- no autoriza ni sustituye decisiones clínicas que solo puede adoptar un profesional habilitado;
- puede servir como insumo para sugerir un siguiente paso, un canal recomendado o una ruta razonable, mas no como decisión clínica final.
11. Prestación real de servicios y terceros habilitados
Cuando del flujo digital se derive atención en salud, telemedicina, consulta, procedimiento o servicio sujeto a habilitación, el titular reconoce que dicho servicio deberá ser prestado por la institución o profesional legalmente habilitado que corresponda. RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S. podrá actuar como plataforma, intermediario, canal comercial, facilitador o articulador de servicios, según el caso, sin que ello implique asumir automáticamente la calidad de prestador directo de todo servicio ofertado o sugerido en sus canales.
12. Agenda, pago, reserva y confirmación
Cuando el titular solicite agendamiento de videollamadas, orientación ampliada, servicios virtuales o cualquier otra modalidad sujeta a programación y pago, la empresa podrá tratar los datos necesarios para gestionar disponibilidad, confirmar horario, registrar solicitud, verificar pago, reprogramar o dejar constancia de la transacción. El titular acepta que la reserva y confirmación del servicio pueden quedar condicionadas a la verificación del pago previo cuando así se le informe, y que la falta de pago oportuno puede impedir la confirmación de la atención solicitada.
13. Uso de canales digitales, automatizaciones y encargados
RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S. podrá apoyarse en proveedores tecnológicos, plataformas de mensajería, soluciones de hosting, formularios, analítica, agenda, automatización, pagos, integraciones y procesamiento de datos para desarrollar sus finalidades. Dichos terceros actuarán, cuando corresponda, como encargados o aliados autorizados, dentro del marco de instrucciones impartidas por la empresa, compromisos de confidencialidad, seguridad y necesidad operativa.
El titular autoriza que, cuando sea estrictamente necesario para la finalidad informada, sus datos sean transmitidos o puestos a disposición de dichos encargados o proveedores tecnológicos. La empresa procurará que dichos terceros implementen medidas razonables de protección, seguridad y confidencialidad.
14. Seguridad de la información y responsabilidad demostrada
La empresa adoptará medidas administrativas, humanas y técnicas razonables para proteger la confidencialidad, integridad, disponibilidad y uso autorizado de la información. Sin embargo, el titular reconoce que ninguna infraestructura digital es absolutamente infalible y que la obligación de la empresa consiste en desplegar medidas razonables, proporcionales y demostrables de protección, no en garantizar una invulnerabilidad absoluta frente a todos los riesgos tecnológicos existentes.
15. Conservación, supresión y bloqueo de información
Los datos serán conservados por el tiempo necesario para cumplir la finalidad informada, atender obligaciones legales o contractuales, mantener evidencia de consentimiento, soportar la defensa de la empresa frente a reclamos, consultas, auditorías o investigaciones, o por el término razonablemente necesario para el desarrollo de la relación comercial o precontractual. Una vez desaparezca la finalidad o venza el término de conservación aplicable, la información podrá ser suprimida, bloqueada, anonimizada o conservada únicamente para fines legales, probatorios o históricos permitidos.
16. Derechos del titular
El titular podrá conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocar la autorización cuando proceda y presentar consultas o reclamos relacionados con el tratamiento. RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S. atenderá estas solicitudes por los canales habilitados y dentro del marco legal aplicable. La empresa podrá solicitar la información razonablemente necesaria para verificar identidad, legitimación y alcance de la solicitud antes de darle trámite.
17. Canales de atención
Las consultas, solicitudes, actualizaciones, reclamos o comunicaciones relacionadas con protección de datos personales, habeas data, supresión o revocatoria podrán presentarse a través del correo ilo.salud@gmail.com o de los teléfonos 3003718411 y 3015224770. La empresa podrá unificar, redirigir o consolidar internamente dichos requerimientos para su adecuada atención.
18. Tratamiento internacional y uso transfronterizo de tecnología
Dado el carácter digital de la operación, algunos servicios tecnológicos, integraciones, plataformas o proveedores podrán involucrar almacenamiento, transmisión o procesamiento en infraestructuras localizadas fuera del territorio nacional. En tales casos, RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S. procurará que el tratamiento mantenga un nivel razonable de protección, use proveedores adecuados para la finalidad y preserve la confidencialidad e integridad de la información en la medida exigible y razonable.
19. Exclusiones, límites de responsabilidad y reservas a favor de la empresa
La presente Política no ampara tratamientos efectuados por terceros ajenos que actúen por cuenta propia, ni cubre usos no autorizados realizados por el titular, por intermediarios no autorizados o por terceros que hayan accedido a la información por medios ilegítimos o en contravía de las instrucciones impartidas por la empresa. RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S. tampoco será responsable por consecuencias derivadas de información falsa, incompleta, inexacta, desactualizada o entregada sin legitimación por parte del usuario o de quien actúe en su nombre.
En materia de orientación inicial, el titular acepta que el resultado del test, formulario, clasificación o interacción digital constituye una ayuda preliminar y contextual, y no una determinación clínica exacta o definitiva. El uso posterior que el titular haga de esa información será de su propia responsabilidad, sin perjuicio de la obligación de la empresa de mantener la claridad, buena fe e información suficiente dentro del alcance de sus servicios.
20. Actualización, interpretación y prevalencia
RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S. podrá modificar, actualizar, complementar o ajustar la presente Política en cualquier momento, en atención a cambios normativos, decisiones regulatorias, ajustes tecnológicos, mejoras operativas o variaciones en el modelo de negocio. La versión vigente será la que se encuentre publicada o puesta a disposición en los canales oficiales de la empresa. En caso de duda interpretativa, la Política deberá leerse de manera armónica con la ley aplicable, los avisos de privacidad, los textos de autorización, los términos del servicio, las condiciones particulares informadas al titular en cada flujo digital y la naturaleza de RED GRUPOVIVIR PREMIUM S.A.S. como app/plataforma tecnológica de alcance nacional e internacional.
Marco normativo de referencia
La presente Política se estructura principalmente con base en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015, la Ley 527 de 1999, la Ley 1480 de 2011, la Ley 1258 de 2008 en cuanto a la naturaleza societaria de la S.A.S. y, cuando resulte aplicable por la naturaleza de la interacción o del servicio, las normas del sector salud, incluidas la Ley 1751 de 2015 y las disposiciones sobre telemedicina, telesalud y habilitación de prestadores.
Versión reforzada de trabajo. Antes de publicación definitiva y puesta en producción, conviene revisión jurídica final para amarrar exactamente la operación real, proveedores, encargados, flujos de pago, agenda, WhatsApp, automatizaciones, bases de datos y relación con eventuales prestadores habilitados.